Avant les cartes savantes, les marins naviguaient avec des portulans. Le mot vient de l'italien portolano, le livre des ports. C'était d'abord un recueil de descriptions, écrit par ceux qui avaient fait la route. On y notait ce qu'on avait vu, dans l'ordre où on l'avait vu. Ici on peut mouiller, là le fond remonte, cette passe ne se prend qu'à marée haute, ce cap se double au large.
Les géographes de la même époque dessinaient des mondes qu'ils n'avaient jamais parcourus. Les portulans, eux, ne contenaient rien que personne n'ait vérifié. C'est exactement ce qui les rendait utiles.
Une carte des tâches se dresse de la même façon. On ne la déduit pas d'un référentiel de métiers ni d'un catalogue d'outils. On la relève avec ceux qui font le travail, tâche par tâche, dans leurs mots.
Pourquoi cette méthode est-elle nécessaire ?
La formation, même excellente, ne suffit pas. Je le sais par expérience, on peut former une organisation entière et voir l’IA rester à la porte.
Cet été, j’ai rappelé quatorze personnes que j’avais formées plusieurs mois plus tôt, pour savoir ce qu’il en restait. Le constat est net. Ce ne sont ni la compétence ni la motivation qui manquent. Ce sont le temps, le cadre, et quelqu’un vers qui se tourner quand un essai échoue. Une des personnes interrogées l’a résumé mieux que moi, « je suis restée dans ma routine et dans mon habitude ».
Les salariés qui ne passent pas à l’usage ne sont ni réfractaires ni en retard. Il leur manque des conditions que la formation, seule, ne peut pas installer. C’est ce que cette méthode met en place.
Les trois phases de la méthode Portulan
Chaque phase prépare la suivante et installe des usages durables, ancrés dans le travail réel. Chacune se déroule en quatre étapes.
Relevé terrain
Relever les tâches réelles, les prioriser et établir une feuille de route : par où commencer, avec quels moyens et quelles conditions de démarrage.
Appropriation
Tester les réponses retenues sur les dossiers réels, avec des critères de réussite définis ensemble, puis accompagner la prise en main et vérifier ce qui tient dans la durée.
Ancrage collectif
Installer une organisation qui tient sans intervenant extérieur, avec des personnes relais, du partage de pratiques et la mesure des effets.
Phase 1 : Relevé terrain
Tout commence par le travail réel. Avant de parler d’outils, on parle de ce que font les gens et de la façon dont ils le font. J’anime personnellement cette phase, qui se déroule en quatre étapes.
1. La conduite des entretiens. Je rencontre les personnes concernées, en individuel ou en petit groupe selon les métiers. À ce stade, on ne parle pas encore d’IA, c’est trop tôt. On parle du travail, tâche par tâche, dans les mots de celui qui le fait.
2. La cartographie des tâches. Chaque tâche est relevée et classée avec la personne elle-même, selon quatre catégories.
- Chronophages : elles prennent trop de temps au regard de leur valeur.
- Irritantes : elles pèsent sur le moral, démotivent, usent.
- Perfectibles : on les accomplit moins bien qu’on le souhaiterait, faute de temps ou de moyens.
- Empêchées : on ne les accomplit pas, bien qu’elles présenteraient une valeur ajoutée importante pour l’organisation.
3. L’analyse de la carte et la priorisation. Chaque tâche relevée est intégrée à l’application Portulan, développée spécifiquement pour cette méthode. Elle transforme les données brutes du terrain en visuels d’aide à la décision. Elle calcule un score par tâche et génère une matrice de priorisation. Les tâches les plus impactantes et les plus faciles à mettre en œuvre ressortent comme prioritaires.
Vous disposez d’un accès sécurisé à l’application et pouvez réaliser vos propres tris, filtres et exports sur les données recueillies, sans limite de temps.
4. La sélection des actions prioritaires et la réservation de créneaux protégés. La phase se termine par une décision, prise avec vous. On retient les premières actions à conduire, et on arrête le temps que chaque personne pourra y consacrer, sur ses heures de travail.
Ce point n’est pas une formalité. Dans les organisations où l’IA ne s’installe pas, ce n’est presque jamais la compétence qui manque, c’est ce créneau.
Une feuille de route pour décider
À l’issue du relevé, vous disposez d’une restitution courte : les priorités retenues, les bénéfices attendus, les personnes concernées, les moyens à engager et les premiers essais à conduire. Avec les métiers et la direction, nous précisons les exigences de qualité, les données utilisables et qui validera les résultats.
Pour chaque priorité, nous indiquons ce qui doit être réuni avant de commencer : accès à un outil, documents disponibles, accord nécessaire ou temps réservé. Chaque préalable a un responsable. Une tâche peut être prioritaire tout en restant en attente de ces conditions.
Phase 2 : Appropriation
La phase 2 met en œuvre les cas retenus, sur les dossiers réels de chacun. Elle se déroule en quatre étapes.
1. Le planning d’intervention. L’application Portulan génère un plan qui tient compte de vos contraintes de temps, de données, de ressources humaines et de budget. Nous le validons ensemble. Le travail se fait ensuite en individuel ou en petit groupe de pairs, selon les cas. Quand plusieurs personnes partagent les mêmes tâches, le groupe vaut mieux, l’entraide s’installe et l’usage se soutient après mon départ. Quand une fonction est tenue par une seule personne, on va à son poste.
2. La mise en œuvre des cas réels. Nous choisissons la réponse adaptée à la tâche : mieux utiliser un outil existant, préparer un gabarit, structurer des données, automatiser une opération ou développer une application métier. L’IA générative intervient lorsque son apport le justifie. La solution retenue est mise à l’épreuve sur un dossier réel avec la personne qui s’en servira, avant que nous nous quittions.
Une fiche d’essai pour savoir ce qui fonctionne
Avant chaque essai retenu, nous fixons la tâche, les documents utilisés, le résultat attendu, les points à vérifier, la personne qui les contrôle et le temps accordé. Une date de bilan est convenue dès le départ.
Nous comparons le travail avant et après, en tenant compte du temps de préparation, de relecture et de correction. Nous regardons aussi la qualité obtenue, les tâches devenues moins pénibles et celles qui deviennent possibles. Ces constats permettent de décider ensemble de poursuivre, d’ajuster ou d’arrêter.
Des applications métier, à partir de vos besoins
Certaines tâches appellent un outil adapté à votre fonctionnement. Je développe des applications internes à partir de vos documents, de vos règles et des gestes de votre métier. Nous les testons ensemble sur des cas réels et préparons leur prise en main par les personnes qui s’en serviront.
Selon les besoins, cet accompagnement se prolonge par des formations courtes et ciblées : mieux utiliser l’application, apprendre à la faire évoluer ou créer d’autres outils avec l’IA.
Vous avez déjà identifié une tâche à simplifier ? Nous pouvons partir directement de ce besoin.
3. Le travail en autonomie. Après la séance de mise en œuvre, chaque personne concernée se réserve des heures pour refaire seule les tâches travaillées ensemble. C’est là que l’usage devient un réflexe, et nulle part ailleurs.
4. Les entretiens de suivi. À la date convenue pour le bilan, je rappelle les personnes accompagnées, une par une. On fait le point sur ce qui a marché, ce qui n’a pas marché, ce que l’usage a changé dans leur travail. Les difficultés comptent autant que les réussites. Une mauvaise expérience qu’on ne reprend pas tient lieu de jugement sur l’outil pendant des mois, j’en ai vu une bloquer une équipe entière pendant près d’un an. Tout est consigné dans l’application Portulan, à laquelle vous avez accès.
L’IA n’est émancipatrice qu’à une condition, que le collaborateur reste le sujet de la relation et jamais son objet.
S’approprier, c’est pouvoir comprendre, refuser, ajuster, contourner. À ce stade, chacun décide, pour tel besoin et à tel moment, d’utiliser ou non l’IA. Ce choix lui appartient.
Phase 3 : Ancrage collectif
Une fois les premiers usages installés, l’enjeu devient collectif et durable. C’est une véritable mission de conduite du changement, qui fait vivre l’IA dans l’organisation bien au-delà des pionniers, sans dépendance à un intervenant extérieur. Quatre étapes également.
1. Les personnes relais. On repère celles et ceux vers qui les collègues vont déjà spontanément. Puis on les installe, et c’est ce qui décide de tout le reste. Une désignation officielle, du temps de travail accordé, et des moyens, y compris financiers, pour tester des outils. Un relais sans temps et sans budget n’est pas un relais.
2. Les formations de renforcement. Selon ce que le terrain a fait remonter, on va plus loin avec ceux qui le souhaitent. Notamment sur la fabrication d’outils avec l’IA, pour que l’organisation construise elle-même ce dont elle a besoin au lieu d’attendre.
3. Les rendez-vous de partage. Des temps d’échange réguliers, où chacun expose ce qu’il veut bien exposer, ses réussites comme ses échecs. Ce que la personne choisit de partager se dépose dans un fichier commun, pour qu’une difficulté résolue quelque part serve ailleurs. C’est là qu’on rédige ensemble un guide d’utilisation, qui oriente l’énergie plutôt qu’il ne la contraint.
4. La mesure et l’arbitrage. On évalue ce que l’IA change vraiment au quotidien, en heures gagnées, en tâches irritantes en moins, en qualité du travail. Et on décide. Certains usages s’arrêtent, d’autres se corrigent, d’autres se généralisent.
Résultat attendu
- Une feuille de route partagée : des priorités, des conditions de démarrage, des responsables et des moyens identifiés.
- Des essais documentés : des critères de réussite, un bilan et une décision pour chaque cas retenu.
- Un socle de cas d'usage validés : propres à votre organisation, documentés, réplicables et partageables en interne.
- Une communauté d'usagers élargie : au-delà des adoptants précoces, par entraînement effectif et non par injonction.
- Une gouvernance IA renforcée : un cadre, des priorités et des arbitrages durablement installés.
- Une capacité d'essaimage interne : des personnes relais issues des ateliers, capables d'entraîner la suite de façon autonome.
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